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Systemintegration – Wie man aus zwei eins macht.

von Peter Schweizer | 03.10.16 16:52 |

Projekte

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Alle reden gerne darüber, nur wenige wissen in der Tiefe damit umzugehen: Systemintegration – die Verbindung eines neuen mit einem oder mehreren vorhandenen Systeme zu einem neuen oder einem verbesserten System. Welche Herausforderungen stellen sich Unternehmen und alle Beteiligten bei diesem Thema, welche Schwierigkeiten und Fallen sind auf dem Weg zu lösen und wie kann man durch gute Planung bereits im Vorfeld die Weichen für eine erfolgreiche Systemintegration stellen?

Nur das Genie beherrscht das Chaos - wie man Prozesse verbessert.

Mit dieser Begründung werden oftmals dringend notwendige Veränderungen in Unternehmen verhindert, beispielweise die Einführung eines neuen ERP-Systems oder einer Projektmanagement-Software. Die Tatsache, daß Mitarbeiter ein wesentlicher Faktor bei der Integration neuer Systeme sind, wird leider viel zu oft vergessen. Hier wird davon ausgegangen, dass die Vorteile der neuen Lösung alle Zweifler überzeugen werden und damit für einen nachhaltigen Erfolg bei der Einführung sorgen. “Die Zeit wird es schon richten”, ist aber leider nicht der richtige Weg. 

Wie wesentlich die Integration der Software ins Unternehmen ist, und nicht umgekehrt, die Anpassung des Unternehmens an die Software, habe ich während der Einführung einer neuen ERP-Software in einer Design-Agentur erfahren. Bislang wurden dort Anfragen, Bestellung, Projektmanagement und Zeiterfassung in verschiedenen Systemen gehandhabt.

Hereinkommende Anfragen wurden entweder direkt am Telefon beantwortet oder später per Mail oder einem klassischen Angebot. Ein zentrale Erfassung und Verwaltung potentieller und bestehender Kunden existierte nicht. Projekte wurden über eine zentral im Netzwerk abgelegte Liste verwaltet, eine Zeiterfassung existierte auf Papier. Angebote wurden per Mail im Sekretariat angefordert. Die dortige Mitarbeiterin tippte die ausgedruckte Mail anschließend in ein weiteres System, über das später auch die Rechnungen verschickt wurden. Die Zahl der Medienbrüche, potentieller Fehlerquellen und doppelter Arbeitsschritte macht schon anhand dieser kurzen Liste klar, wieviel Potential in einer integrierten Lösung steckt. 

Die größte Herausforderung bei der Einführung des neuen Systems, das alle zuvor beschriebenen Prozesse integrieren würde, waren nicht die Vielzahl an Informationen und Abläufe, beispielsweise Waren- und Artikelgruppen, standardisierte Texte und  digitale Vorlagen, die im Rahmen der Einführung eindeutig definiert werden mussten. Es war die Integration des Faktors Mensch. Betrachtet man die geplante Optimierung und Effizienzsteigerung eigentlich unverständlich – aber hier liegt der Fehler vieler Integrationen: Sie werden eben nicht von Logik bewertet, sondern Menschen, die täglich damit arbeiten.

Das System dem Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.

Da waren die Mitarbeiter, die sich zukünftig an durchgängige Abläufe halten mussten. Deren Arbeitszeit direkt per Knopfdruck in einem DashBoard direkt Projekten und Kostenstellen zugeordnet werden konnte und damit der Geschäftsleitung einen schnellen und tiefen Einblick in die Leistung des Unternehmens geben sollte. Da war die Sekretärin, die zukünftig Angebote nicht mehr abtippen musste, sondern für die Erfassung von Kundendaten verantwortlich zeichnete. Oder die Projektmanager, die künftig Ressourcen eindeutig und schnell über mehrere Projekte hinweg planen konnten. Nicht zuletzt der Vertrieb, der mit einem ausgewachsenen CRM nun endlich gezielt seiner Arbeit nachgehen konnte. 

Außer der Geschäftsleitung standen alle, wirlich die gesamte Belegschaft, dem neuen System kritisch gegenüber. Weshalb war das so, weshalb waren nicht alle darüber glücklich, dass jetzt alles integriert funktioniert? Die Mutmaßung das läge an der hohen Transparenz und damit einhergehenden Kontrollmöglichkeiten, wäre in diesem Fall zu einfach gedacht. Es war schlichtweg die Angst oder der Unwille, überhaupt etwas zu verändern, was doch bislang auch funktioniert hatte.

Für die Mitarbeiter war nicht wesentlich, ob sich eine Investition von 20.000 Euro in das neue System innerhalb eines Jahres alleine durch Einsparungen innerhalb der Prozesse einsparen ließe. Davon merkt der Einzelne am Monatsende nichts, sondern sieht im Gegenteil den Vorteil alleine auf Seiten des Unternehmens, das hier nur auf Kosten der Mitarbeiter einsparen will. 

Aus dieser, für viele kleinere und mittlere Unternehmen exemplarische, Einführung eines neuen Systems in eine bestehende “Flickschusterei-Struktur” kann man verschiedene Vorgaben für eine erfolgreiche Systemintegration ziehen: 

  • Setzen Sie sich mit den Meinungsmachern und wesentlichen Abteilungen an einen Tisch und sammeln Sie zuerst einmal deren Wünsche und Probleme. In den meisten Fällen, decken sich diese mit Ihren eigenen Beobachtungen. 
  • Entwickeln Sie gemeinsam mit den betroffenen Abteilungen einen Zeitplan für die Einführung. Setzen Sie Prioritäten und verteilen Sie Aufgaben in der Analysephase. Geheimprojekte der Geschäftsleitung werden grundsätzlich kritisch betrachtet.
  • Führen Sie ein neues Sytem nur einer ausgewählten Abteilung ein. Dokumentieren Sie die Erfolge und Probleme transparent für das gesamte Unternehmen. Erst wenn in einer Abteilung der Erfolg vermeldet werden kann, setzen Sie das neue System im gesamten Unternehmen um.
  • Kommunizieren Sie Erfolge offensiv um die Stimmung für das Projekt positiv zu beeinflussen.

Fazit

Eigentlich ist es egal, welches System Sie in Ihr Unternehmen integrieren. Rechnen Sie immer damit, daß Mitarbeiter im Rahmen der Einführung liebgewonnene Aufgaben, Privilegien und Prozesse aufgeben müssen – und das sicherlich nicht gerne tun werden. Prüfen Sie bei einer Einführung genau, in welchem Umfang bestehende Prozesse verändert werden müssen und ob diese Veränderung auch eine Verbeserung bringt, die nicht nur im Interesse des Unternehmens liegt, sondern auch und vor allem, die Arbeit der beteiligten Abteilungen und Unternehmensteile nachhaltig verbessert. Nur wenn Sie es schaffen, gerade diese Vorteile im Unternehmen zu kommunzieren, werden die wesentlichen Meinungsführer Sie in Ihrem Vorhaben unterstützen. 

Und nehmen Sie sich Zeit. Die Einführung der oben beschriebenen Lösung hat ca. 1 Jahr gedauert, inklusive Testphase und Nachjustierung der einzelnen Module. 18 Monate nach der Einführung waren im Übrigen alle Beteiligten froh darüber, dass die Lösung angeschafft wurde. 

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